选场地办活动流程及50个注意事项
时间：
跟议论文一样，时间地点人物时间。定下时间，选择地点，预估人数，开始筛选和谈场地。
考虑讲师时间、同事时间、公共节假日时间、场地是否有空…… 综合上面之后，确定时间。
确定活动时间为2小时，还是3小时。当然活动一般会延时，一般是半小时到1小时。
预算：
跟老板谈谈，跟同事问问，若有免费资源，一定用上。
比如免费赞助食物，免费提供场地，免费赞助小礼物等等。这样同样5k能做更多事情。
讨论一次后，也就知道哪些是不能省略的钱，哪些可以灵活。
是否开发票，发票是否另外加7%税点，是否要定金，现场支付还是提前付款等，提前问。
场地：
是否能帮你收快递，现场Wifi，麦克风，投影能不能用。现场吵不吵？电源插座够不够？
空调能用不？能不能放你们的海报、易拉宝？
场地放是否提供免费食物？他们是否有人协助你们？还是只有场地，你们自己搞定其他的。
从正门开始，是否能有指示牌？避免你的用户找不到？
场地是否很有名？人流量是否很大，是否会有该场地游客加入你们活动。
该场地是否有微信、微博等等，是否愿意替你们宣传推广活动，这个可以带来更多流量。
场地负责人的微信、手机号码是？
若不能自己前去看场地，请他们把场地照片发给你。看一次比较有感觉。
现场也知道东西怎么放最合适了。
演讲者：
他们是否有不靠谱前科？会不会准时到达？
他们PPT在活动前检查一次，以防奇怪的事情发生。
他们用mac还是win，是否需要投影仪？
他们的微信或者微博账号是？这在活动宣传时候，需要@ 给他们。
主持人可以把演讲者社交账号读一次，加深了解，介绍时候跟亲切人文。
活动前向演讲者把所有PPT要到，演讲完毕放入分享。方便参加者获取。
报名渠道：
可以用很多地方宣传推广，但是报名的link只能一个。
我个人推荐用Google form去登记和统计报名。
但若全部用豆瓣或者微博活动统计，也可以。总之就是一个统计数据。
避免重复报名，多次统计，发邮件通知也容易出问题。
另外，报名时候可以做小信息收集的。他们常用APP是？怎么知道你们的？有无建议等等。
后台可以看到报名人邮箱和社交账号，对社交大账户可以特别留意一下。
某些相关公司邮箱，签到时候也可以留意，比如name@ http://CCTV.com
发布通知：
同上，场地是否可以通知，是否在场地提前张贴海报？
是否还有友情渠道可以通知？
自家那些渠道可以通知？
包括但不限于：短信、邮件、微信、微博、G+、博客、专栏、线下告知……
通知时间（示例）：2014年3月29日上午9：00—上午11：00
地图搜索有数据过期概率，请一定详细指明路线。地点一定配地图指示图，告知最近地铁口，比如：B口出，左拐，看到XX大厦，楼下即是。若需要公交换乘，请详细标注，并指示问路电话。
报名成功后通知一次，活动前3天再通知一次。
另外，活动通知发出后，给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下，能带来不少人流。
微信、微博发送，然后戳link直接报名。可以用问卷网收集数据。
Google form、活动行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城，做活动发布都不错。
另外，书是死的，世界是变化的。现场一定要灵活使用。
比如市场调查类的活动，就不要到处发通知。先自己公司内部微信、email通知，短信通知，最后再微博通知，最后若人数实在不够，再公众通知。这样能保证得到自己相关用户参加，而不是一堆无关人员，甚至是竞争对手跑来参加。
活动通知格式：
按照标准方式去写，时间地点人物事件。
让人30秒内能判断，这个活动是否值得参加。
不要太文艺腔，过度联想美化。
时间表，地点，演讲内容简介等等干货放前面。
用自己语言多描述一下演讲者，只写XX公司XX职位，容易让职务普通人，失去关注度。
而且牛叉公司牛叉职务，可能让人以为言辞无趣讲套话，而不来参加。
用心写语言，能吸引到不同的受众。
“讨论APP设计原则，快速迭代方式”
“48小时持续熬夜改设计暗黑历程”
“爱改需求的产品经理 VS 敏捷开发工程师”
“设计师分享：怎样高效和工程师沟通”
同一件事用不同方式去表达，会吸引到不同的受众。
现场人员：
确定那些是必须提前来的人。提前1小时到达。
准备物料，检查细节，准备签到物质，跟场地方沟通。
如果现场提供食物，提前1小时点餐，现场人到达后直接开始使用食物，避免等待浪费时间。
明确分工，虽然可以互相照应，有明确分工，更能检查。
拍照的，实时微信群互动的，微博更新的，签到的，发礼物的，传递话筒的……
物料：
常见物料有：海报、现场小礼物、签到表、签到笔（大量）、易拉宝、零食、摄影仪、相机……
不少物料需要提前快递到场地，需要场地方签收。
有些需要提前张贴，比如海报。
现场时间表：
不要拖时间，有些场地有下一场活动，延时会耽误另一个人。
有些场地按照时间计算，延时需要另外计费。
另外，延时会导致用户提前离开，效果也不好。
严格按照时间表来，若调整，再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。
并在最后5分钟、1分钟，倒计时提醒。
拍照注意：
拍到现场活动标志。
拍到演讲者和PPT
拍到提问者。
拍签到场面、拍接受礼物、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。
尽量早邀请大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有横幅，可以拍一起在横幅或者海报下合影。
拍一些花絮和小场景特写。
这些后期写活动总结和新闻时候能用到。
礼物：
带走的礼物我重点推荐：贴纸，t恤。
现场互动的小礼物，我推荐书籍和零食。
礼物不仅仅是用来沟通感情，重点是广告和传播效果。
如果能把你的标志贴在电脑上，带到各个地方，这个传播效果有多好。
我看过几个网络媒体记者把小米贴纸贴在自己mac上。
那个贴纸挺好看的。虽然我不用小米手机，也仔细看了很久。
千万别在丑购物袋上印刷 XXX公司。
要有特色，希望那些爱自拍爱炫耀的网络控，能带回去，能传播，能给别人看。
最好是贴纸、t恤，这个定制不贵，而且传播效应好。
其次是帽子、杯子，这能用很久。
再次是手环、明信片等等，这个大部分情况下都会被丢弃，就现场图个意思。
无论选那种，请一定要好看。不好看只会被当睡衣用，或者直接丢掉。
另外对其他公司赞助的礼物，不要抱太大希望。一般都是公司无用废弃品，卖不掉的东西之类。笔啦，电吹风啦，充电器啦，U盘，圆珠笔之类。
当然有比没有好，能加深场内互动效应。提问者得到礼物当鼓励，挺让人高兴的。
好看玩偶非常有传播效果，但是也比较昂贵，一个好玩偶可能需要100左右成本。
即使是糖胶小人，好的定制价格在30元左右。另外糖胶比较小，不如给大大礼物比较有效果。
小零食，巧克力，棉花糖也不错，如果有人提问，给他们区域撒零食。
其他风车啦，气球啦，风筝，勺子啦，包括洗洁精等等，都行。有礼物比没有好。图个意思。
如果事先没有熟悉靠谱的商家，请一定不要去定制，你无法控制质量。
活动策划：
定下时间后，去掉演讲、提问时间，余下来的时间可以策划一些好玩环节。
如果希望台下观众大家互相认识。可以搜破冰游戏。
可以单身交友，这个是大部分人感兴趣环节。
可以让大家分组讨论。也可以现场5分钟，大家轮流分享小故事。
也可以直接茶歇，所有人自动找自己感兴趣的人去聊天。一切看你活动主题。
如果是某个节日庆祝主题，空余时间可能是大家一起玩游戏。
我常用的小方式，会让所有人开始写自己知道的APP，数量最多的送礼物。
另一次是所有人写自己知道的程序语言，数量最多的赢。
这样一群人会按照同一个主题，讨论相关信息，互动最高。
若有现场姑娘提问，可以询问是否单身，若是，可以赠送额外小礼物。
当然如果是户外活动，空余时间大概是玩走扁带，打绳结，回答技术问题等等。
活动方案确定：
活动一般是多人一起举办，策划方案提前跟队友讨论有助于避免盲点。也能提供更多信息。
建立个微信群，其他信息用G doc同步即可。
我办过的活动，一般是3个人一起做，Check List大家一起看，有遗漏会提醒。
“责任到人”方式不适合动态活动，世事万变，一个靠谱团队更能适应变化做出成功活动。
一旦某人暂时不在，另外2个人能补充上。
团队能一起教育和培养志愿者和新人。
志愿者：
有很重要且不可替代的职务，比如：组织者、主持人。
也有一些活动，谁都能做，可以让任何人5分钟内加入帮助。
比如签到啦，发小礼物啦，维持秩序啦。
这些可以从你的参会人员里面选择，填写报名表格时候询问，是否愿意成为志愿者。
一般是10：1的概率，100个人参会，大概10个愿意当志愿者，最后大概有5个真的来当志愿者。
这个也跟组织有关系，公益，有趣，有公信力的组织，更容易获得靠谱志愿者。
大学生是志愿者主力，但他们相对经验较少，但时间更多。
在职2–3年的人员是第二主力，他们经验丰富，一般参加跟工作相关的志愿者。
大牛很少成为志愿者，时间不够。邀请他们来演讲即可。
请志愿者填写：姓名，电话，邮件，微信号，擅长领域。
每次活动前，指定志愿者XX，去做XXX的事情。方便3分钟进入状态。
若能填写擅长领域，可以引导志愿者完成文案、海报、翻译、报道撰写等等工作。
每次线下活动，好好挖掘和培养志愿者，未来活动会越来越顺利。
PPT（keynote）
记得尽量带上自己组织标志，开头和结束有大标志，结束页面有联络方式。
尽量转PDF，方便会后分享。
不要用XX公司业务介绍，那个格式PPT，太没诚意。
1不要想不会弄搞砸了怎么办
农民工春晚都已经做上CCTV了，不要担心。找到尽可能多的伙伴，在团队中找到最强大脑，让他（她）想创意。
公司里，那么多人，有人擅长策划、有人擅长执行、有人擅长表演、有人擅长冒泡，只需要一个一个找到他（她）们。
去想、去做、去执行。
2不要以为大家不会认真看节目单
如果人家真不看，抱歉，那只能说那东西设计真的太烂。
3不要想着搞活动的时候能回家
提前就近定个房间，最好是个套间。
大家可以一起集体讨论方案什么的。
4不要老想着活动布景酷炫、动感、吊炸天
你又不是张艺谋，弄啥子奥运会开幕式哟！~
5 不要仅仅依靠明星
别忘了导师汪峰也会感（po）冒（yin）。
6不要试图阻挡“小苹果”和“我的滑板鞋”的脚步
同一年居然能有两首歌火到烂大街，其中一首甚至跟着鸟叔的步伐，一步一步摩擦到了美国的音乐颁奖礼。千万不要试图阻止同事表演以上节目，你只需要准备一颗感恩的心认真听就好。
这些表演只要场内的灯光和音乐一配合，气氛必定热烈。
但千万记得提前跟组织节目单的同事约一下，节目千万不要撞车，倘若整场到处都是，不忍直视。。。
7不要以为领导只是来随便看看
年底那么多应酬，参加你搞的活动让领导好不容易有个借口不去陪客拼酒吃饭，想想都幸福啊，他怎么会拒绝你nie~
万一你要遇到一个中国好领导，比如马云先森这样的，上台唱歌的呢~
讲笑啦，你办个活动坑领导那么多预算，领导也得知道钱怎么花出去的啊，你真以为写“同意”是在练书法啊！
8不要给重要人物安排坐在第一排
灯光直射，工作人员走来走去，隔舞台太近，无数的槽点只是想说第一排并非最好的位置。不如让重要人物坐在场内，跟大家一起。
说实在点，重要人物坐在场内，跟大家坐在一块，可以有效降低离场率啊~
9不要迟迟定不下活动时间，约个靠谱的音响灯光公司最要紧
一到年底，城里的演出公司的大日子。市场一下子供小于求，服务价格也坐地看涨。
Tips：对接要点，签合同、调日子、下订金，音响灯光公司提供的器材品牌及数量必须体现在合同里面。预算中一定把提前布场的经费预进去，年底不比平时，这个时候大量的公司都是赶场，设备延迟到位，彩排时间压缩，活动效果一定打折扣。
10不要最后布置LED屏幕
活动中有了LED屏幕，现场视频的效果会增色很多。但是，千万记得，搞活动一定要最先布置LED屏幕，因为它最慢、最费人工、最耽误事儿。如果你都开始要彩排了，LED屏幕还没有布置好，那么你准备好，活动开场一推再推吧。
11不要把全场照的太亮
12不要依靠打出租车，提前约一个靠谱的司机
13不要单枪作战，手机助理接，对讲机随身带
14不要只求节目数量，贪多不消化
15准备好足够的高质量暖场视频
推迟活动开场是一定的，一定要间隔的让主持人报幕提醒开场时间。
然后，准备好足够的暖场视频，诙谐幽默温馨感人均可。
不为别的，就是留人！
16不要忘了确认电箱位置
搞活动必须得是工业用电，场地如果距离电房太远，就得用电箱接电。
注意哦，电箱可是按米算钱的。
电箱线路铺设越远，断电几率越大。
17不要准备太多的荧光棒和气氛棒
说真的，荧光棒和气氛棒，难降解、难回收，污染环境，还是少用一点吧。
学学五月天，多用手机荧幕光啦。
18不要挑选露天场地
不要以为便宜，就好办事了。
雨天、大风、声场、观众坐凳，没有一个不折磨死你。
19不要满脑子都是搞晚会。不如变变装，走走红毯，搞搞颁奖礼？
如果搞活动筹备晚会太麻烦，不如尝试做成颁奖礼。
让全公司的人在那一天集体变装，走走红毯，现场颁奖礼。
一年到头，阿猫阿狗都颁个奖，给个机会说说感言，正好也上台露个脸。
20不要太不把主持人、礼仪、道具组当回事
搞活动，尤其是搞晚会的时候，一定要非常认真的对待节目演员以外的人。说错赞助单位，把领导带错座位，递mic的时候mute掉不开声，分分钟整死你。
21不要怕做视频
有“美拍”啊，组织一个美拍大赛，参与性强，互动性好！
22喂，不要做太多纸质邀请函啦
纸质邀请函太贵、浪费、看不到还不环保，你做它干嘛。
做个高大上的活动微信邀请函，视频动画、报名签到，一个都不少，做的好还能在朋友圈大量传播，年会还早，快点去找！
23不要天天重复新闻联播
每年都模仿新闻联播做语言节目，其实新闻联播的形式都在与时俱进了，换个形式吧。
24不要怕洋和尚念经，多请请外面好的好节目
有些搞活动的组织人排斥请外来节目，觉得外来节目少了自己人没有看点，其实并不是。
上海、苏杭一带的活动，很喜欢请成熟的表演团队。通过在成熟的节目形式中融入自己公司的内容，既保证了活动质量，又能够有很强的互动性，活动会增色不少。
比较合适的形式有：沙画、视频舞蹈、魔术
25不要觉得小公司就不能搞年会活动
小公司也能搞很多不错的活动啦~比如海边篝火晚会、山里温泉趴、美容院集体SPA或者真人野战神马的~
26不要全是唱歌跳舞啦
好声音这样的节目太多，普通的声音不出众，唱的差的不太敢上台。
27不要漏了做民意调查
搞活动之前，可以做一个简单的公司民意调查。看看大家的意思——希望哪天举办，希望看到谁上台，自己能贡献什么特长。
调查表不用怕，麦客、金数据，大家用了都说好！
28不要给领导准备演讲稿
其实领导并不弱智，提前给他们一点时间，让他们上台讲讲真心话。
活动搞的好，领导也会泪洒当场。
29不要忘了公司里的清洁、保安
辛苦一年了，让他们也坐在前排感受一下公司文化吧。
如果可以，备份儿红包，表表心意。
来年的工作中，你一定不会后悔这个决定。
30不要太歧视诗朗诵这种太容易组织的节目
诗朗诵在现在的活动中越来越少见了，其实小编当年就因为一次动人的诗朗诵爱上过一个姑娘。
其实偶尔看一下诗朗诵的节目，还是很容易打动人的。
31不要太尊重诗朗诵这种太容易组织的节目
这种传统节目的好处是，准备容易，上手快，复制力强。
但是一旦过了。。
知乎上有一个经典回答说，“以前在医院上班。每年年会医院要求各部门出节目，硬性的，一个部门至少拿一个。一开始还有人唱歌，舞个扇子什么的。后来好像是从检验科那帮人开始，每年一则诗朗诵。也就两年的功夫，全学坏了，最后是年年年会吃个饭，要听十几拨诗朗诵。。。
32不要漏了现场签到
现场签到能做什么？统计到场嘉宾、上座率，灵活控制开场时间。现场互动，现场抽奖，男女配对做游戏，弹幕上墙拼吐槽。
33不要忘了订餐
搞活动，饿着肚子怎么搞。订餐什么的，首推饿了么。
34不要忘了做安保
搞活动，最难避免的就是组织混乱。整晚活动，很可能会来家属，大人小孩交织穿梭，难免会有混水之鱼混进活动现场，所以一定要做好安保工作。
如果可以，刷脸签到，欢迎使用FACE++。
35不要忘了做传播
年底的活动，尤其是公司年会，是做品牌传播的最好时机。前两年，各个公司都在拼奶、拼娘、拼分红。
今年“小鲜肉”当道，做做这个话题，或许会有亮点。
36不要把活动搞得时间太长
时间太长，大家都呆不住。
觉得活动无聊，又或者是活动后准备了after party的人，一定会提前走。
如果时间太长，走的人太多，最后上台的表演者，就会很尴尬啦~
不要搞太长，参与感强最重要。
37不要忘了还租赁的东西
早还一天省一天，不管你用不用。租赁的道具都是按天算钱的，一天一份钱。
再累，一定要记得还。
否则，超预算呐！
38不要忘了关门，最好能请几个高高大大的黑衣保镖站在门口和舞台旁边
活动最怕什么？没人。
活动最遗憾的是什么？来的人提前走了。
即使你活动准备的足够精彩，也一定要记得。做好安保，是怕出什么乱子吗？不不不，黑超保安做的事情，是把场内的门关上，是接下每一位进场女生的大衣，并帮助她们存包，是迎接每一位到场观众。
把活动做成星光熠熠的红毯秀，参与感起来了，一定是强留存！
39不要在舞台旁边看到乱七八糟的工作人员
40不要忘了跟主持人沟通好节目串场词
41不要忘了安排化妆间
42不要每年都搞煽情
43不要弄太多无聊的活动节目单，或许一个有留念性的礼物更有价值
44不要忘了布近场WiFi啊喂
你的活动做的再烂，有了WiFi，至少大家不会无聊啊。
45不要把活动弄得太正经
搞个活动直播，顺便上个直播弹幕。
要是怕内容不够精彩，可以配一个审核。
46不要整场“放电影”
怕上台做个视频填充环节时间可以理解，但是硬生生的把活动搞成“放电影”就不对了。有些视频做的好，对搞活动的气氛的确有帮助。
但是时间太长，就一定要注意压缩时间了。否则，尿点太多，现场观众就直接走了哦。
47 不要提前关灯
一年就上一次漂（kua）亮（zhang）的妆，提前关了灯，你让大家怎么自拍、合照、剪刀V。
48不要忘了在执行表中写撤场名单
准备活动已经很累了，提前准备一个撤场人员名单，让筹备活动的人能歇着吧。
活动结束前撤场小组什么都不用干，好好参加活动就可以了。
49不要忘了提前准备一个大饭局
其实年底搞活动，就是能让大家能够在一起做点有意思的、跟工作无关的事情。
说心里话,活动后给筹备活动的人和部分重要观众组织一个大饭局，趁着酒劲，喝喝酒、吃吃菜、骂骂那些令自己不爽的事情和人。
再多的辛苦，都抛到脑后啦。
50不要忘了大合照
其实搞活动就八个字——“用心准备，各就各位”。
ELF精灵团建真心祝愿你能把活动搞好。
