选场地办活动流程及50个注意事项
时间:
跟议论文一样,时间地点人物时间。定下时间,选择地点,预估人数,开始筛选和谈场地。
考虑讲师时间、同事时间、公共节假日时间、场地是否有空…… 综合上面之后,确定时间。
确定活动时间为2小时,还是3小时。当然活动一般会延时,一般是半小时到1小时。
预算:
跟老板谈谈,跟同事问问,若有免费资源,一定用上。
比如免费赞助食物,免费提供场地,免费赞助小礼物等等。这样同样5k能做更多事情。
讨论一次后,也就知道哪些是不能省略的钱,哪些可以灵活。
是否开发票,发票是否另外加7%税点,是否要定金,现场支付还是提前付款等,提前问。
场地:
是否能帮你收快递,现场Wifi,麦克风,投影能不能用。现场吵不吵?电源插座够不够?
空调能用不?能不能放你们的海报、易拉宝?
场地放是否提供免费食物?他们是否有人协助你们?还是只有场地,你们自己搞定其他的。
从正门开始,是否能有指示牌?避免你的用户找不到?
场地是否很有名?人流量是否很大,是否会有该场地游客加入你们活动。
该场地是否有微信、微博等等,是否愿意替你们宣传推广活动,这个可以带来更多流量。
场地负责人的微信、手机号码是?
若不能自己前去看场地,请他们把场地照片发给你。看一次比较有感觉。
现场也知道东西怎么放最合适了。
演讲者:
他们是否有不靠谱前科?会不会准时到达?
他们PPT在活动前检查一次,以防奇怪的事情发生。
他们用mac还是win,是否需要投影仪?
他们的微信或者微博账号是?这在活动宣传时候,需要@ 给他们。
主持人可以把演讲者社交账号读一次,加深了解,介绍时候跟亲切人文。
活动前向演讲者把所有PPT要到,演讲完毕放入分享。方便参加者获取。
报名渠道:
可以用很多地方宣传推广,但是报名的link只能一个。
我个人推荐用Google form去登记和统计报名。
但若全部用豆瓣或者微博活动统计,也可以。总之就是一个统计数据。
避免重复报名,多次统计,发邮件通知也容易出问题。
另外,报名时候可以做小信息收集的。他们常用APP是?怎么知道你们的?有无建议等等。
后台可以看到报名人邮箱和社交账号,对社交大账户可以特别留意一下。
某些相关公司邮箱,签到时候也可以留意,比如name@ http://CCTV.com
发布通知:
同上,场地是否可以通知,是否在场地提前张贴海报?
是否还有友情渠道可以通知?
自家那些渠道可以通知?
包括但不限于:短信、邮件、微信、微博、G+、博客、专栏、线下告知……
通知时间(示例):2014年3月29日上午9:00—上午11:00
地图搜索有数据过期概率,请一定详细指明路线。地点一定配地图指示图,告知最近地铁口,比如:B口出,左拐,看到XX大厦,楼下即是。若需要公交换乘,请详细标注,并指示问路电话。
报名成功后通知一次,活动前3天再通知一次。
另外,活动通知发出后,给演讲者看看。某些演讲者会顺手转发一下,能带来不少人流。
微信、微博发送,然后戳link直接报名。可以用问卷网收集数据。
Google form、活动行、友付、vasee、豆瓣同城、微博同城,做活动发布都不错。
另外,书是死的,世界是变化的。现场一定要灵活使用。
比如市场调查类的活动,就不要到处发通知。先自己公司内部微信、email通知,短信通知,最后再微博通知,最后若人数实在不够,再公众通知。这样能保证得到自己相关用户参加,而不是一堆无关人员,甚至是竞争对手跑来参加。
活动通知格式:
按照标准方式去写,时间地点人物事件。
让人30秒内能判断,这个活动是否值得参加。
不要太文艺腔,过度联想美化。
时间表,地点,演讲内容简介等等干货放前面。
用自己语言多描述一下演讲者,只写XX公司XX职位,容易让职务普通人,失去关注度。
而且牛叉公司牛叉职务,可能让人以为言辞无趣讲套话,而不来参加。
用心写语言,能吸引到不同的受众。
“讨论APP设计原则,快速迭代方式”
“48小时持续熬夜改设计暗黑历程”
“爱改需求的产品经理 VS 敏捷开发工程师”
“设计师分享:怎样高效和工程师沟通”
同一件事用不同方式去表达,会吸引到不同的受众。
现场人员:
确定那些是必须提前来的人。提前1小时到达。
准备物料,检查细节,准备签到物质,跟场地方沟通。
如果现场提供食物,提前1小时点餐,现场人到达后直接开始使用食物,避免等待浪费时间。
明确分工,虽然可以互相照应,有明确分工,更能检查。
拍照的,实时微信群互动的,微博更新的,签到的,发礼物的,传递话筒的……
物料:
常见物料有:海报、现场小礼物、签到表、签到笔(大量)、易拉宝、零食、摄影仪、相机……
不少物料需要提前快递到场地,需要场地方签收。
有些需要提前张贴,比如海报。
现场时间表:
不要拖时间,有些场地有下一场活动,延时会耽误另一个人。
有些场地按照时间计算,延时需要另外计费。
另外,延时会导致用户提前离开,效果也不好。
严格按照时间表来,若调整,再计算一次时间。用电脑或者平板给演讲者倒计时。
并在最后5分钟、1分钟,倒计时提醒。
拍照注意:
拍到现场活动标志。
拍到演讲者和PPT
拍到提问者。
拍签到场面、拍接受礼物、拍离开时候跟演讲者继续追问和换联络方式。
尽量早邀请大家一起拍合影。后面很多人走了。如果有横幅,可以拍一起在横幅或者海报下合影。
拍一些花絮和小场景特写。
这些后期写活动总结和新闻时候能用到。
礼物:
带走的礼物我重点推荐:贴纸,t恤。
现场互动的小礼物,我推荐书籍和零食。
礼物不仅仅是用来沟通感情,重点是广告和传播效果。
如果能把你的标志贴在电脑上,带到各个地方,这个传播效果有多好。
我看过几个网络媒体记者把小米贴纸贴在自己mac上。
那个贴纸挺好看的。虽然我不用小米手机,也仔细看了很久。
千万别在丑购物袋上印刷 XXX公司。
要有特色,希望那些爱自拍爱炫耀的网络控,能带回去,能传播,能给别人看。
最好是贴纸、t恤,这个定制不贵,而且传播效应好。
其次是帽子、杯子,这能用很久。
再次是手环、明信片等等,这个大部分情况下都会被丢弃,就现场图个意思。
无论选那种,请一定要好看。不好看只会被当睡衣用,或者直接丢掉。
另外对其他公司赞助的礼物,不要抱太大希望。一般都是公司无用废弃品,卖不掉的东西之类。笔啦,电吹风啦,充电器啦,U盘,圆珠笔之类。
当然有比没有好,能加深场内互动效应。提问者得到礼物当鼓励,挺让人高兴的。
好看玩偶非常有传播效果,但是也比较昂贵,一个好玩偶可能需要100左右成本。
即使是糖胶小人,好的定制价格在30元左右。另外糖胶比较小,不如给大大礼物比较有效果。
小零食,巧克力,棉花糖也不错,如果有人提问,给他们区域撒零食。
其他风车啦,气球啦,风筝,勺子啦,包括洗洁精等等,都行。有礼物比没有好。图个意思。
如果事先没有熟悉靠谱的商家,请一定不要去定制,你无法控制质量。
活动策划:
定下时间后,去掉演讲、提问时间,余下来的时间可以策划一些好玩环节。
如果希望台下观众大家互相认识。可以搜破冰游戏。
可以单身交友,这个是大部分人感兴趣环节。
可以让大家分组讨论。也可以现场5分钟,大家轮流分享小故事。
也可以直接茶歇,所有人自动找自己感兴趣的人去聊天。一切看你活动主题。
如果是某个节日庆祝主题,空余时间可能是大家一起玩游戏。
我常用的小方式,会让所有人开始写自己知道的APP,数量最多的送礼物。
另一次是所有人写自己知道的程序语言,数量最多的赢。
这样一群人会按照同一个主题,讨论相关信息,互动最高。
若有现场姑娘提问,可以询问是否单身,若是,可以赠送额外小礼物。
当然如果是户外活动,空余时间大概是玩走扁带,打绳结,回答技术问题等等。
活动方案确定:
活动一般是多人一起举办,策划方案提前跟队友讨论有助于避免盲点。也能提供更多信息。
建立个微信群,其他信息用G doc同步即可。
我办过的活动,一般是3个人一起做,Check List大家一起看,有遗漏会提醒。
“责任到人”方式不适合动态活动,世事万变,一个靠谱团队更能适应变化做出成功活动。
一旦某人暂时不在,另外2个人能补充上。
团队能一起教育和培养志愿者和新人。
志愿者:
有很重要且不可替代的职务,比如:组织者、主持人。
也有一些活动,谁都能做,可以让任何人5分钟内加入帮助。
比如签到啦,发小礼物啦,维持秩序啦。
这些可以从你的参会人员里面选择,填写报名表格时候询问,是否愿意成为志愿者。
一般是10:1的概率,100个人参会,大概10个愿意当志愿者,最后大概有5个真的来当志愿者。
这个也跟组织有关系,公益,有趣,有公信力的组织,更容易获得靠谱志愿者。
大学生是志愿者主力,但他们相对经验较少,但时间更多。
在职2–3年的人员是第二主力,他们经验丰富,一般参加跟工作相关的志愿者。
大牛很少成为志愿者,时间不够。邀请他们来演讲即可。
请志愿者填写:姓名,电话,邮件,微信号,擅长领域。
每次活动前,指定志愿者XX,去做XXX的事情。方便3分钟进入状态。
若能填写擅长领域,可以引导志愿者完成文案、海报、翻译、报道撰写等等工作。
每次线下活动,好好挖掘和培养志愿者,未来活动会越来越顺利。
PPT(keynote)
记得尽量带上自己组织标志,开头和结束有大标志,结束页面有联络方式。
尽量转PDF,方便会后分享。
不要用XX公司业务介绍,那个格式PPT,太没诚意。
1不要想不会弄搞砸了怎么办
农民工春晚都已经做上CCTV了,不要担心。找到尽可能多的伙伴,在团队中找到最强大脑,让他(她)想创意。
公司里,那么多人,有人擅长策划、有人擅长执行、有人擅长表演、有人擅长冒泡,只需要一个一个找到他(她)们。
去想、去做、去执行。
2不要以为大家不会认真看节目单
如果人家真不看,抱歉,那只能说那东西设计真的太烂。
3不要想着搞活动的时候能回家
提前就近定个房间,最好是个套间。
大家可以一起集体讨论方案什么的。
4不要老想着活动布景酷炫、动感、吊炸天
你又不是张艺谋,弄啥子奥运会开幕式哟!~
5 不要仅仅依靠明星
别忘了导师汪峰也会感(po)冒(yin)。
6不要试图阻挡“小苹果”和“我的滑板鞋”的脚步
同一年居然能有两首歌火到烂大街,其中一首甚至跟着鸟叔的步伐,一步一步摩擦到了美国的音乐颁奖礼。千万不要试图阻止同事表演以上节目,你只需要准备一颗感恩的心认真听就好。
这些表演只要场内的灯光和音乐一配合,气氛必定热烈。
但千万记得提前跟组织节目单的同事约一下,节目千万不要撞车,倘若整场到处都是,不忍直视。。。
7不要以为领导只是来随便看看
年底那么多应酬,参加你搞的活动让领导好不容易有个借口不去陪客拼酒吃饭,想想都幸福啊,他怎么会拒绝你nie~
万一你要遇到一个中国好领导,比如马云先森这样的,上台唱歌的呢~
讲笑啦,你办个活动坑领导那么多预算,领导也得知道钱怎么花出去的啊,你真以为写“同意”是在练书法啊!
8不要给重要人物安排坐在第一排
灯光直射,工作人员走来走去,隔舞台太近,无数的槽点只是想说第一排并非最好的位置。不如让重要人物坐在场内,跟大家一起。
说实在点,重要人物坐在场内,跟大家坐在一块,可以有效降低离场率啊~
9不要迟迟定不下活动时间,约个靠谱的音响灯光公司最要紧
一到年底,城里的演出公司的大日子。市场一下子供小于求,服务价格也坐地看涨。
Tips:对接要点,签合同、调日子、下订金,音响灯光公司提供的器材品牌及数量必须体现在合同里面。预算中一定把提前布场的经费预进去,年底不比平时,这个时候大量的公司都是赶场,设备延迟到位,彩排时间压缩,活动效果一定打折扣。
10不要最后布置LED屏幕
活动中有了LED屏幕,现场视频的效果会增色很多。但是,千万记得,搞活动一定要最先布置LED屏幕,因为它最慢、最费人工、最耽误事儿。如果你都开始要彩排了,LED屏幕还没有布置好,那么你准备好,活动开场一推再推吧。
11不要把全场照的太亮
12不要依靠打出租车,提前约一个靠谱的司机
13不要单枪作战,手机助理接,对讲机随身带
14不要只求节目数量,贪多不消化
15准备好足够的高质量暖场视频
推迟活动开场是一定的,一定要间隔的让主持人报幕提醒开场时间。
然后,准备好足够的暖场视频,诙谐幽默温馨感人均可。
不为别的,就是留人!
16不要忘了确认电箱位置
搞活动必须得是工业用电,场地如果距离电房太远,就得用电箱接电。
注意哦,电箱可是按米算钱的。
电箱线路铺设越远,断电几率越大。
17不要准备太多的荧光棒和气氛棒
说真的,荧光棒和气氛棒,难降解、难回收,污染环境,还是少用一点吧。
学学五月天,多用手机荧幕光啦。
18不要挑选露天场地
不要以为便宜,就好办事了。
雨天、大风、声场、观众坐凳,没有一个不折磨死你。
19不要满脑子都是搞晚会。不如变变装,走走红毯,搞搞颁奖礼?
如果搞活动筹备晚会太麻烦,不如尝试做成颁奖礼。
让全公司的人在那一天集体变装,走走红毯,现场颁奖礼。
一年到头,阿猫阿狗都颁个奖,给个机会说说感言,正好也上台露个脸。
20不要太不把主持人、礼仪、道具组当回事
搞活动,尤其是搞晚会的时候,一定要非常认真的对待节目演员以外的人。说错赞助单位,把领导带错座位,递mic的时候mute掉不开声,分分钟整死你。
21不要怕做视频
有“美拍”啊,组织一个美拍大赛,参与性强,互动性好!
22喂,不要做太多纸质邀请函啦
纸质邀请函太贵、浪费、看不到还不环保,你做它干嘛。
做个高大上的活动微信邀请函,视频动画、报名签到,一个都不少,做的好还能在朋友圈大量传播,年会还早,快点去找!
23不要天天重复新闻联播
每年都模仿新闻联播做语言节目,其实新闻联播的形式都在与时俱进了,换个形式吧。
24不要怕洋和尚念经,多请请外面好的好节目
有些搞活动的组织人排斥请外来节目,觉得外来节目少了自己人没有看点,其实并不是。
上海、苏杭一带的活动,很喜欢请成熟的表演团队。通过在成熟的节目形式中融入自己公司的内容,既保证了活动质量,又能够有很强的互动性,活动会增色不少。
比较合适的形式有:沙画、视频舞蹈、魔术
25不要觉得小公司就不能搞年会活动
小公司也能搞很多不错的活动啦~比如海边篝火晚会、山里温泉趴、美容院集体SPA或者真人野战神马的~
26不要全是唱歌跳舞啦
好声音这样的节目太多,普通的声音不出众,唱的差的不太敢上台。
27不要漏了做民意调查
搞活动之前,可以做一个简单的公司民意调查。看看大家的意思——希望哪天举办,希望看到谁上台,自己能贡献什么特长。
调查表不用怕,麦客、金数据,大家用了都说好!
28不要给领导准备演讲稿
其实领导并不弱智,提前给他们一点时间,让他们上台讲讲真心话。
活动搞的好,领导也会泪洒当场。
29不要忘了公司里的清洁、保安
辛苦一年了,让他们也坐在前排感受一下公司文化吧。
如果可以,备份儿红包,表表心意。
来年的工作中,你一定不会后悔这个决定。
30不要太歧视诗朗诵这种太容易组织的节目
诗朗诵在现在的活动中越来越少见了,其实小编当年就因为一次动人的诗朗诵爱上过一个姑娘。
其实偶尔看一下诗朗诵的节目,还是很容易打动人的。
31不要太尊重诗朗诵这种太容易组织的节目
这种传统节目的好处是,准备容易,上手快,复制力强。
但是一旦过了。。
知乎上有一个经典回答说,“以前在医院上班。每年年会医院要求各部门出节目,硬性的,一个部门至少拿一个。一开始还有人唱歌,舞个扇子什么的。后来好像是从检验科那帮人开始,每年一则诗朗诵。也就两年的功夫,全学坏了,最后是年年年会吃个饭,要听十几拨诗朗诵。。。
32不要漏了现场签到
现场签到能做什么?统计到场嘉宾、上座率,灵活控制开场时间。现场互动,现场抽奖,男女配对做游戏,弹幕上墙拼吐槽。
33不要忘了订餐
搞活动,饿着肚子怎么搞。订餐什么的,首推饿了么。
34不要忘了做安保
搞活动,最难避免的就是组织混乱。整晚活动,很可能会来家属,大人小孩交织穿梭,难免会有混水之鱼混进活动现场,所以一定要做好安保工作。
如果可以,刷脸签到,欢迎使用FACE++。
35不要忘了做传播
年底的活动,尤其是公司年会,是做品牌传播的最好时机。前两年,各个公司都在拼奶、拼娘、拼分红。
今年“小鲜肉”当道,做做这个话题,或许会有亮点。
36不要把活动搞得时间太长
时间太长,大家都呆不住。
觉得活动无聊,又或者是活动后准备了after party的人,一定会提前走。
如果时间太长,走的人太多,最后上台的表演者,就会很尴尬啦~
不要搞太长,参与感强最重要。
37不要忘了还租赁的东西
早还一天省一天,不管你用不用。租赁的道具都是按天算钱的,一天一份钱。
再累,一定要记得还。
否则,超预算呐!
38不要忘了关门,最好能请几个高高大大的黑衣保镖站在门口和舞台旁边
活动最怕什么?没人。
活动最遗憾的是什么?来的人提前走了。
即使你活动准备的足够精彩,也一定要记得。做好安保,是怕出什么乱子吗?不不不,黑超保安做的事情,是把场内的门关上,是接下每一位进场女生的大衣,并帮助她们存包,是迎接每一位到场观众。
把活动做成星光熠熠的红毯秀,参与感起来了,一定是强留存!
39不要在舞台旁边看到乱七八糟的工作人员
40不要忘了跟主持人沟通好节目串场词
41不要忘了安排化妆间
42不要每年都搞煽情
43不要弄太多无聊的活动节目单,或许一个有留念性的礼物更有价值
44不要忘了布近场WiFi啊喂
你的活动做的再烂,有了WiFi,至少大家不会无聊啊。
45不要把活动弄得太正经
搞个活动直播,顺便上个直播弹幕。
要是怕内容不够精彩,可以配一个审核。
46不要整场“放电影”
怕上台做个视频填充环节时间可以理解,但是硬生生的把活动搞成“放电影”就不对了。有些视频做的好,对搞活动的气氛的确有帮助。
但是时间太长,就一定要注意压缩时间了。否则,尿点太多,现场观众就直接走了哦。
47 不要提前关灯
一年就上一次漂(kua)亮(zhang)的妆,提前关了灯,你让大家怎么自拍、合照、剪刀V。
48不要忘了在执行表中写撤场名单
准备活动已经很累了,提前准备一个撤场人员名单,让筹备活动的人能歇着吧。
活动结束前撤场小组什么都不用干,好好参加活动就可以了。
49不要忘了提前准备一个大饭局
其实年底搞活动,就是能让大家能够在一起做点有意思的、跟工作无关的事情。
说心里话,活动后给筹备活动的人和部分重要观众组织一个大饭局,趁着酒劲,喝喝酒、吃吃菜、骂骂那些令自己不爽的事情和人。
再多的辛苦,都抛到脑后啦。
50不要忘了大合照
其实搞活动就八个字——“用心准备,各就各位”。
ELF精灵团建真心祝愿你能把活动搞好。